DGAS-382-23.09.2025 10:38

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE AU SERVICE COMMUNICATION DE LA DGAS

 

PARTIE 1 : GÉNÉRALITÉS

 

Le responsable du traitement est le Collège provincial, situé à la rue verte, 13 à 7000 Mons; Il
détermine seul, les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel ainsi que
les modalités de délégation.

La présente politique décrit la manière dont la Province de Hainaut traite les données à caractère
personnel vous concernant et quels sont vos droits en la matière.

Pour accomplir ses missions, la Province de Hainaut est tenue de traiter vos données à caractère
personnel conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du
Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des
données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et de la loi du 30 juillet 2018
relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère
personnel.

La Province de Hainaut veille à traiter vos données à caractère personnel notamment en respectant les
principes suivants :

• Vos données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente
  (licéité, loyauté, transparence).
•  Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et
  légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités
  (limitation des finalités).
• Vos données à caractère personnel sont conservées de manière adéquate, pertinente et sont
  limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
  (minimisation des données).
• Vos données à caractère personnel sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures
  raisonnables sont prises pour y remédier quand cela est prévu eu égard aux finalités et
  fondement du traitement (exactitude).

Les concepts suivants sont utilisés dans ce règlement :

• données à caractère personnel : « toute information se rapportant à une personne physique
  identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une
  «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement
  ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro
  d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs
  éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique,
  économique, culturelle ou sociale »;
• traitement : « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de
  procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère
  personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la
  conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la
  communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le
  rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction »
• responsable du traitement : « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le
  service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les
  finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont
  déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement
  peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus
  par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre »
• sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre
  organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du
  traitement;

Sécurité et confidentialité des données

La Province de Hainaut met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de
garantir un niveau de sécurité adapté au risque inhérent à ses opérations de traitement, répondre aux
exigences règlementaires et protéger les droits et les données des personnes concernées dès la
conception des opérations de traitement.

Par ailleurs, la Province de Hainaut impose contractuellement le même niveau de protection des
données à caractère personnel à ses sous-traitants (prestataires, fournisseurs, etc.).

Exercice des droits

La personne concernée dont les données à caractère personnel sont traitées par la Province de Hainaut
(Service ……) bénéficie d’une série de droits qui lui permettent de ne pas rester totalement passive par
rapport à l’utilisation qui est faite de ses données. L’ensemble de ces droits, leurs modalités d’exercice,
et les éventuelles restrictions qui peuvent y être apportées sont consacrés par les articles 12 et suivants
du RGPD.

Ceux-ci sont :

• Accéder aux données à caractère personnel traitées par la Province de Hainaut (Service
  ……) ; Elle peut obtenir une réponse à plusieurs questions concernant le traitement des
  données.
• Recevoir une copie des données à caractère personnel qui sont traitées.
• Demander de corriger des données incomplètes ou incorrectes ;
• Demander de faire effacer des données personnelles le concernant ;
• Obtenir une limitation du traitement ;
• Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
• Retirer son consentement à traiter ses données à tout moment, sans porter atteinte à la licéité
  du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
• S’opposer au traitement de ses données à caractère personnel dans les cas prévus par la loi ou
  une autre réglementation

La personne concernée peut exercer ces droits en la matière, conformément aux articles 15 à 22 du
Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel, par courrier postal signé à
l’attention de la Province de Hainaut, service de protection des données, Avenue de Gaulle 102, 7000
Mons ou par mail à l’adresse suivante : info.dpo@hainaut.be.

Cette demande d’exercice des droits doit être accompagnée de toute pièce justifiant de l’identité de la
personne .

Délégué à la protection des données (DPO)

La DPO est joignable :

• par lettre adressée au service protection des données, avenue Général de Gaulle, 102 à 7000
  MONS ;
• par e-mail à l’adresse électronique suivante : info.dpo@hainaut.be ;

La personne concernée peut le contacter pour obtenir davantage d’informations ou si elle souhaite faire
valoir ses droits relatifs à la protection des données personnelles traitées par le responsable du
traitement.

Voies de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, la personne concernée a le droit
d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données si elle considère que ses
droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel la concernant
constitue une violation du Règlement général sur la protection des données.
Pour introduire une réclamation, adressez une demande à l’adresse suivante : Autorité de protection des
données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles (E-mail : contact@apd-gba.be)

Mise à jour de la politique en matière de protection de la vie privée

La présente politique est susceptible de faire l’objet d’éventuelles mises à jour. Il est dès lors demandé
de la relire épisodiquement afin d’en être informé(e). La politique mise à jour sera toujours conforme au
Règlement général sur la protection des données.

Remarque générale en ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel soumis au consentement qui sont liés à l’enregistrement d’images, de sons et de vidéos exposés ci-après

Ces images, vidéos et enregistrements vocaux ne seront pas utilisés à des fins commerciales.

L’accès est sécurisé et uniquement utilisé par les services provinciaux. Les
cameramen/photographes/ceux qui procèdent aux enregistrements vocaux cèdent leurs droits aux
services provinciaux et s’engagent à ne pas utiliser les images, vidéos et enregistrements vocaux en
dehors des services provinciaux et de leurs fonctions d’agents provinciaux.

Le bénéficiaire du consentement s’interdit expressément de procéder à leur exploitation pouvant porter
atteinte à la vie privée ou à la réputation, ni de les utiliser dans tout support à caractère pornographique,
raciste, xénophobe ou toute autre exploitation préjudiciable. Il s’efforcera dans la mesure du possible,
de tenir à disposition un justificatif de chaque diffusion sur simple demande. De plus, il encouragera ses
partenaires à faire de même et à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la réalisation de cet
objectif.

La personne concernée et/ou le représentant légal est entièrement rempli de ses droits et ne pourra
prétendre à aucune rémunération pour l’exploitation des droits visés aux présentes et garantit ne pas être
lié par un contrat exclusif relatif à l’utilisation de l’image, de la voix.

Tout litige relève de la compétence des cours et tribunaux belges et, plus particulièrement, des
juridictions de Mons.

PARTIE 2 : POLITIQUE CONCRÈTE POUR LA PROTECTION DES DONNÉES À
CARACTÈRE PERSONNEL

La personne concernée a droit aux informations suivantes sur le traitement de ses données à caractère
personnel.

Nom du traitement

DGAS-Service Communication – Création de campagnes et d’outils de communication pour les services de l’action sociale

Description

En fonction du projet propre à chaque institution de la DGAS : Rédaction des articles. Création de support et appui aux filiales dans les démarches de communication. Création de campagnes et d’outils (brochures, dépliants, affiches, flyers, capsules vidéos, profils sur les réseaux sociaux, profils Google, pages Web) pour les services de l’action sociale. Réalisation et diffusion de reportages photo et vidéo et diffusion sur les réseaux sociaux (facebook, instagram, linkedin), intranet et internet officiels provinciaux. Création d’une banque de données en vue d’assurer la promotion des services et filiales de l’action sociale. Canaux de communication : Mad(e) in Hainaut Express, Mad(e) in Hainaut, la Newsletter externe et interne de la Province de Hainaut, l’intranet provincial. les Réseaux sociaux officiels des établissements et institutions provinciales (Facebook, Instagram,…), les chaînes You Tube des établissements et institutions provinciales, ainsi que les télévisions locales hainuyères dans le cadre de convention de coproduction, presse locale/nationale/internationale radiophonique, audiovisuelle, numérique, écrite, le relais éventuel sur le site web / réseau social officiel d’un député provincial, le relais éventuel par un partenaire autorisé (AVIQ,….etc) Les cameramen / photographes / équipes de tournage qui procèdent à la captation, enregistrement d’images, vidéos et sons, cèdent leurs droits à la Province et s’engagent à n’en faire aucune exploitation commerciale ou utilisation détournée

Qualification

Responsable de Traitement

Coordonnées du responsable de traitement

Collège provincial Rue Verte, 13 7000 Mons

Coordonnées du responsable conjoint si existant

Les réseaux sociaux utilisés : Youtube : Alphabet (maison mère) à 901 Cherry Ave, San Bruno, Californie – L’entité fournissant le Service dans l’espace Economique Européen est Google Ireland Limited : Gordon House, Barrow Streeet, Dublin 4, DO4 E5W5 Ireland Facebook et Instagram : Meta : 1 Hacker Way Menlo Park, California 94025, États-Unis Linkedin : Microsoft Corporation (Maison mère) à 1 Microsoft Way Redmond, WA 98052 ETAT-UNIS – Le responsable de traitement si vous vous trouvez dans un pays de l’espace européen est LINKEDIN IRELAND UNLIMITED COMPANY sis à Wilton Plaza, Dublin 2, IRELANDE

Si vous avez un sous-traitant, quels sont les types de traitement effectués pour votre compte?

• Collecte
• Communication par transmission
• Consultation
• Diffusion ou toute autre forme de mise à disposition
• Enregistrement
• Extraction
• Utilisation

Si vous êtes responsable de traitement conjoint, quels sont les types de traitement effectués ensemble?

• Communication par transmission
• Conservation
• Hébergement
• Utilisation

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
• Bénéficiaires
• Citoyens
• Contacts professionnels
• Elèves, étudiants, stagiaires
• Formateurs, collaborateurs occasionnels
• Usagers

Information complémentaire / Autre catégorie

représentant légal ( parent, tuteur, etc…)

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d’identification
• Caractéristiques personnelles
• Habitudes de vie et de consommation
• Caractéristiques du logement
• Loisirs et intérêts
• Études et formations
• Profession et emploi
• Enregistrements d’images et/ou de sons

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

nom, prénom, adresse, âge, date de naissance, sexe, lien de parenté, signature, description physique, style de vie, type et adresse de logement (institution), activités sportives / récréatives et intérêts, diplômes, expériences/qualifications/formations professionnelles, emploi actuel, employeur, titre , grade, lieu de travail, images, sons, vidéos,

Licéité

• Consentement

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l’objet d’une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Oui

Catégorie(s) spécifique(s) identifiée(s)

Données de santé

Licéité(s) du traitement des données sensibles

Consentement explicite au traitement de données sensibles

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Troubles / déficiences des bénéficiaires

Base(s) légale(s)

• Non

Principales catégories de destinataires

• La personne enregistrée elle-même
• Relations personnelles de la personne enregistrée
• Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée
• Individus ou organisation en relation directe avec la personne enregistrée
• Autres entreprises privées (à préciser)
• Services publics, entreprises publiques et opérateurs d’intérêt public
• Pouvoirs subsidiants européens

Autre(s) catégorie(s)

Les photographes, cameraman et ceux qui reçoivent les données pour l’organisation de l’activité (presse locale/nationale/internationale radiophonique, audiovisuelle, numérique, écrite). Tout citoyen, visiteurs des pages web Province de Hainaut et réseaux sociaux et de l’Intranet

Coordonnées du(des) destinataire(s)

Les administrations communales dans le cadre de la supracommunalité. Télésambre (8, place de la Digue à 6000 CHARLEROI) TéléMB (rue des Soeurs grises, 4A à 7000 MONS), No Télé (rue du Follet, 20 à 7540 TOURNAI), Antenne Centre (rue de la Tombelle, 92 à 7110 LA LOUVIÈRE). La FWB, Boulevard Léopold II, 44 – 1080 Bruxelles (ex : magazine Prof); Emission « C Dans la Poche » relayée par les TV locales (convention de co-production avec le service communication) Equipes de tournage (caméraman) provenant du privé ou des télévisions, presse (radiophonique, audiovisuelle, numérique et écrite) locales / nationales.internationales dont les coordonnées peuvent être communiquées sur simple demande auprès de l’institution concernée Relais éventuels selon le type de projet : AVIQ, rue rivelaine, 21 6061 Charleroi Fonds européen de développement régional (FEDER) – Place Saint-Lazare 2 – 1035 Bruxelles La Croix-Rouge de Belgique, Rue du Rempart des Moines, 78 – 1000 Bruxelles Fondation Roi Baudouin, Rue Brederode 21, 1000 Bruxelles et autres pouvoirs subsidiants européens Ainsi qu’un relais éventuel sur le site web / réseau social officiel d’un député provincial, le relais éventuel par un partenaire autorisé….etc YOUTUBE: ALPHABET (société mère), 901 Cherry Ave, San Bruno, Californie, ETATS-UNIS / L’entité fournissant le Service dans l’Espace Économique Européen (EEE), et en Suisse EST – Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, D04 E5W5, IRLANDE FACEBOOK et INSTAGRAM : META, Menlo Park, Californie / ETATS-UNIS LINKEDIN : MICROSOFT CORPORATION (société mère), 1 Microsoft Way Redmond, WA 98052 ETATS-UNIS / LINKEDIN IRELAND UNLIMITED COMPANY (Il s’agit du responsable de traitement si vous vous trouvez dans un pays de l’espace européen), Wilton Plaza, Dublin 2 , IRLANDE

Transfert

• Transfert fondé sur une décision d’adéquation

Pays de transfert

USA (META / ALPHABET / MICROSOFT CORPORATION)

Conservation

Autre

Durée et motivation

Les données sont conservées pendant la durée de vie des supports. Les photos, vidéos et interviews écrites sont conservée à titre d’archives pendant minimum 12 ans de manière à pouvoir relater des rétrospectives et dans certains cas, les documents sont archivés à des fins historiques ou d’intérêt public. Concernant les réseaux sociaux, les médias locaux et nationaux et internationaux ainsi que les relais par des partenaires, cela dépend de leur propre politique de conservation

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d’information
• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à la portabilité
• Droit à l’effacement

Précisions s’il y a des exceptions aux droits cités précédemment

Pour les médias locaux/nationaux/internationaux, les réseaux sociaux, les partenaires, le droit à l’effacement devra être exercé directement auprès de ceux-ci. Le droit de rectification et d’effacement se sont pas possibles pour les supports papier( flyers, brochures,…) déjà diffusés.